توضیحات

 شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین به عنوان بازوی اصلی و مهم سازمان تامین اجتماعی نیز تمهیدات و اقدامات مهمی در راستای ذخیره الکترونیکی اطلاعات مخاطبان سازمان انجام داده است. در این مصاحبه که با مهندس مجید عباس زاده مدیر پروژه پرونده الکترونیک انجام شده است، به بررسی وضعیت پروژه پرونده الکترونیک به عنوان یکی از اقدامات کلیدی شرکت با هدف تشکیل پرونده الکترونیکی در راستای تحقق تامین اجتماعی الکترونیک می پردازیم.

می دانیم که یکی از پروژه های مهم سازمان تامین اجتماعی پروژه آرشیو پرونده الکترونیک است که توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین در دست اقدام می باشد. درخصوص لزوم اجرای این پروژه توسط سازمان توضیح دهید؟
سازمان تامین اجتماعی که جمعیتی بالغ بر 44 میلیون نفر شامل بیمه شدگان، مستمری بگیران و کارفرمایان را تحت پوشش دارد، از بدو فعالیتهای خود برای پاسخگویی و ارائه خدمات مناسب، همواره نیازمند گردآوری اطلاعات متنوعی از مخاطبان خود بوده است. در سالهای گذشته با ثبت نام هر بیمه شده یک پرونده فیزیکی در برگیرنده مدارک و مستندات مختلف برای وی تشکیل شده با آغاز شکل گیری سیستم های نرم افزاری طرح های متعددی در جهت اصلاح فرایندها، کاهش دریافت مستندات کاغذی و بهبود کیفیت خدمات در این سازمان انجام پذیرفته است.

چه طرح هایی اجرا شده؟
 اجرای طرح ساماندهی در اواخر دهه هفتاد یکی از این پروژه های مهم و اثربخش سازمان تامین اجتماعی بوده که به صورت سراسری در تمام شعب کشور اجرا شد. به رغم اجرای طرح ساماندهی و اصلاح مستمر فرایندهای ارئه خدمات و توسعه سیستمهای نرم افزاری، از نیمه اول دهه نود، شعب سازمان با چالش افزایش حجم مستندات کاغذی دریافتی از مخاطبین و کمبود فضای اداری، مشکلات مربوط به نگهداری پرونده ها، فرسودگی اوراق و ناخوانایی آنها به مرور زمان، مخاطرات امنیتی پرونده ها و ... روبرو شد و آسیب پذیری پرونده ها و حتی سیستم های کامپیوتری در حوادث طبیعی همانند آنچه در زمین لرزه های بم و ورزقان رخ داد، موجب تشدید نگرانی ها در زمینه چگونگی نگهداری پرونده های فیزیکی شد. همچنین در شعب، هزینه های اداری، پرسنلی و نگهداری مربوط به پرونده ها با روندی تصاعدی مواجه بود. بنابراین تشکیل پرونده های الکترونیکی به عنوان یکی از بزرگترین طرحهای فناوری اطلاعات سازمان از سال 1395 با همکاری محوریت معاونت بیمه ای و شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین، شروع شده است.

 هدف از اجرای این پروژه چه بوده؟
برای اجرای این پروژه مطالعات متعددی بر روی مستندات علمی و بررسی تجارب داخلی و بین المللی انجام شده است. هدف از اجرای آن حذف گردش پرونده های فیزیکی بیمه شدگان از جریان ارائه خدمت، ارتقاء کیفیت خدمات، رفع دغدغه گم شدن پرونده یا اسناد مربوطه، کاهش هزینه های اداری و اجرایی شعب، آزادسازی فضا اداری، افزایش رضایتمندی مخاطبین و همکاران، فراهم نمودن زمینه تحقق تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری، ایجاد پایگاه متمرکز اسناد مخاطبان سازمان می باشد.

این پروژه نهایتا چه دستاوردهایی برای سازمان به همراه دارد؟
از جمله دستاورهای آن دسترسی و کنترل سریع و آسان، افزایش سرعت، صرفه جویی در کاغذ و فضا، عدم نیاز به افزایش نیرو با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان، عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت، تهیه نسخه پشتیبان، نقل و انتقال آسان و راحت، افزایش امنیت جابجایی پرونده ها، امکان دسته بندی و جستجو، مشخص کردن و رفع نواقص پرونده ها، حفاظت اطلاعات، حذف مشکل بهم ریختگی فیزیکی، گرفتن گزارشهای گوناگون، دسترسی مدیران در هر ساعت از روز، کاهش هزینه های آرشیو و بازیابی اسناد، ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد، حفظ پاکیزیکی پرونده ها و اسناد، حفظ و پاکیزگی محیط زیست بوده است.

اخذ تاییدیه های پروژه (فنی-مستمری) و دریافت مطالبات شرکت

در خصوص آخرین وضعیت پروژه آرشیو پرونده الکترونیک در حوزه فنی – مستمری و مطالبات شرکت توضیح دهید؟
پروژه آرشیو پرونده الکترونیک در دو حوزه سازمان تامین اجتماعی عملیاتی شده است. حوزه فنی -مستمری و حوزه درآمد که شامل پرونده های (مطالباتی-پیمان-اجراییات و بازرسی دفاتر قانونی ) می باشد. در حوزه فنی – مستمری آنچه هنوز باقی مانده و در دست انجام است، عملیات بارگذاری و شناسه گذاری اسناد ( فنی-مستمری) است که با ایجاد الگوهای جدید طبق قرارداد آرشیو پرونده الکترونیک کشوری ( بجز تهران و البرزو شهرستانهای تهران ) شروع شده است. در استانهای (قم، یزد، کرمانشاه) پایان یافته و جهت کنترل به شعب اعلام می شود.
همچنین یکی از درخواستهای مهم  معاونت بیمه ای که در این مدت به سیستم اضافه گردید، پرونده محور شدن سیستم می باشد که گزارشهای کنترلی و ستادی در این راستا تهیه و مورد بهره برداری قرار گرفته است.
لازم است بگویم که از سال 98 تاییدیه های حوزه فنی- مستمری برای 14 شعبه باقی مانده بود که با هماهنگی معاونت بیمه ای سازمان تامین اجتماعی درخواستهای مورد نیاز در سیستم پرونده با ارسال 14 ورژن از تاریخ 19 اردیبهشت 1400 مرتفع گردید و طی جلسه ای با نمایندگان معاونت بیمه ای (فنی-مستمری-درآمد) و ضمن تشکر از شرکت، تاییدیه های پروژه (فنی-مستمری) از ایشان اخذ و شرکت مطالبات خود را دریافت نمود.

اقدامات صورت گرفته برای شروع پروژه آرشیو پرونده الکترونیک در حوزه درآمد (مطالبات، پیمان، اجراییات، بازرسی، دفاتر قانونی) را توضیح دهید؟
با توجه به دستاوردهای ارزشمندی که در آرشیو پرونده الکترونیک در حوزه فنی - مستمری بدست آمد سازمان تامین اجتماعی مصمم به آرشیو پرونده الکترونیک در حوزه درآمد (مطالبات، پیمان، اجراییات، بازرسی، دفاتر قانونی) گردید هدف از اجرای آن حذف مراجعه به پرونده های کاغذی در جریان فرآیندهای اجرایی بوده که در این حوزه با چهار شعبه پایلوت (27 تهران، دو مشهد، سه ارومیه و صوفیان )از اردیبهشت 1400 آغاز شد که مجموعا140 هزار و 571 سند و11 هزار و 177پرونده اسکن و ثبت گردیده است .
بعد از تایید سیستم در شعب پایلوت عملیات شعب درجه 4 و 5 در حوزه درآمد (مطالبات، پیمان ) آغاز گردید که این عملیات تا اواسط دیماه1400 به پایان رسیده و با مجوز معاونت بیمه ای شعب درجه 3 شروع به عملیات نموده اند که قراداد پرونده الکترونیک در حوزه درآمد برای شعب 2و3و4و5و به سازمان ارسال و در حال بررسی و تایید نهایی می باشد.
ادامه دارد...